Mi van akkor, ha az eddig jól bevált irodánk már nem felel meg az “új világ” támasztotta követelményeknek? Épületek ezrei panganak az ürességtől, mióta a kollégák nagy része távmunkára kényszerült. A kialakult helyzet ráébresztette a cégeket arra, hogy bár a home office alkalmas lehet arra, hogy irodabérleti költségeiket és tereik méretét csökkentsék, viszont minőségben, designban és szolgáltatási portfólióban nem feltétlenül kívánnak alább adni. De mi lehet a megoldás? Hogyan alakulnak át az irodák és lesznek elégedettek az alkalmazottak?
Valójában most jön az igazi kihívás mind a bérlők, mind az irodák üzemeltetői számára: hogyan lehet a működésünk hosszú távon fenntartható, minden új igényt kielégítő, és közösség számára is vonzó második otthon? A Loffice, a coworking iroda modell hazai meghonosítója, praktikus és költséghatékony megoldással reagált a kialakult helyzetre. Egy olyan hibrid iroda megoldást dobott piacra, ahol a kollégáknak az otthonról és irodából történő munkavégzés párhuzamos kombinációja rugalmasan áll rendelkezésre. Ez az aktuális igényekhez flexibilisen alkalmazkodó, hibrid irodaforma jelentheti sok cég számára az ideális megoldást az ésszerű működésre.
Az elmúlt hónapokban a távmunka működőképessége, a létszámleépítések vagy bevételkiesés miatt költségoptimalizálásra kényszerülő cégeknek változtatniuk kellett irodahasználati szokásaikon. A járvány negatív gazdasági hatásai által érintett vállalatok a szervezeti és munkafolyamataikat az észszerűség és fenntarthatóság figyelembevételével kívánják újra strukturálni. Csupán pár hét alatt elvárássá vált az érintésmentes, egészséges és biztonságos irodai környezet. Egy saját iroda esetén a cégeknek alaposan a zsebükbe kellene nyúlniuk ahhoz, hogy ne csak hangzatos, de hatékony prop-tech megoldásokkal csökkentsék a fertőzés rizikóját és ezzel együtt a dolgozók aggodalmait. Ez azért is nagy teher sok cég számára, mert a forgalom általános visszaesése következtében anyagilag és lelkiekben is megtépázott szervezeteknek egy rendkívül nehéz időszakban szükséges erős munkáltatói márkát és a modern kor követelményeire és kollégáira maximális figyelmet fordító, vonzó és biztonságos vállalati imidzset kialakítaniuk.
A modern szemlélettel és szerteágazó térkínálattal rendelkező közösségi irodák most az új alapokra helyezett cégek naprakész bázisaiként törnek fel. A coworking modell eredetileg is azért tett szert ekkora népszerűségre, mert itt nincsenek hosszú távú bérleti szerződések és a cégek fennállását veszélyeztető felesleges kiadások. A flexibilis irodamodellek a rövid távú konstrukciókat preferálják, és biztosítékokat kínálnak a váratlan helyzetek kezelésére is. A hosszú évek helyett az akár hónapokra leköthető irodák felértékelődtek.
“A rugalmas konstrukció iránti megnövekedett kereslet nem újkeletű; az erre igényt tartó cégek köre igencsak kibővült és már régen nem csak a kezdő vállalkozások vagy startupok körében van rá érdeklődés. Éppen ezért egy olyan irodakonstrukciót alakítottunk ki, amely a cégek növekedési és állandóan változó igényeit maximális módon tudja kiszolgálni mind a terek, mind a kapcsolódó szolgáltatások tekintetében. Az irodai funkciók, az üzleti szolgáltatások és a távmunka megfelelő arányú kombinálása révén olyan hibrid csomagokat kínálunk most nyíló, 8. kerületi bázisunkon, melyek lehetővé teszik, hogy a vállalkozások irodai működésüket továbbra is magas színvonalon és az aha-élményt sem nélkülözve, ám költségeiket jelentős mértékben csökkentve biztosítsák.” – mondja Klementz Kata, a Loffice egyik alapítója.
Úgy tűnik tehát, hogy az irodapiac kénytelen újra értelmezni az eddigi skatulyákat és bevált kategóriákat. Az irodai fogalomtár eddig csupán bútorozott vagy bútorozatlan, standard vagy szolgáltatott, esetleg közösségi irodát különböztetett meg. A munkavégzési formák megváltozott jellege, a fúziós megoldások igénye azonban most elmossa ezeket a határokat, és a fenti konstrukciók keveredése, valamint újak születése figyelhető meg.
A hibrid irodamodell tulajdonképpen egy moduláris rendszerben kínál lehetőséget arra, hogy a vállalatok a számukra szükséges funkciókat és szolgáltatásokat használat-arányos módon összeválogassák. Akár előre meghatározott rotációs rendben – azaz egy időben kevesebb kolléga személyes jelenléte mellett – egyszerre vehetik igénybe a közösségi tér munkaállomásait és tarthatnak fenn egy kisebb, privát irodát. Ha pedig a csapat egy része kényelmesen, profi technikai háttérrel szeretne konzultálni az otthonról dolgozókkal, vagy ügyfeleikkel, mindezt a design bútorokkal és kortárs alkotásokkal csábító tárgyalókban és rendezvényterekben tehetik meg.
A messzemenő rugalmasság azonban nemcsak a terekben, de az újhullámos szolgáltatásokban is megnyilvánul. Sok vállalat rájött arra, hogy ha a bérbeadója megfelelő irodai szolgáltatásokat biztosít számára, akkor csökkentheti bérköltségeit és nem szükséges saját asszisztenst alkalmaznia. Egy közösségi irodában rendelkezésre álló virtuális irodaszolgáltatás helyettesíti a postai vagy telefonos ügyfélszolgálati teendőket és támogatja a napi üzletvitelt. Egyéb támogató funkciók között szerepel továbbá a recepció és concierge szolgálattól kezdve az infrastruktúra és a működés eszközeinek és szolgáltatásainak teljes körű biztosítása, legyen az a nyomtató karbantartása, orvosi hotline vagy immunrendszert erősítő catering csomagok megrendelése.
A vírus okozta válsághelyzet tehát valódi lehetőségeket rejt a cégek számára abban, hogy a pazarlás helyett és a költségoptimalizálás mellett hatékony működésük alapjait hosszú távon is lefektessék és a drága, saját iroda helyett sokkal inkább egy új imidzsre, egy jövő biztosabb megoldásra alapozott, sokoldalú és fenntartható, hibrid munkateret alakítsanak ki.
